EQS-HV: Einberufung der VIG HV 2022

VIENNA INSURANCE GROUP AG

Wiener Versicherung Gruppe

FN 75687 f
ISIN: AT0000908504

Schottenring 30, Ringturm, 1010 Wien

EINBERUFUNG

der
am Freitag, dem 20. Mai 2022, um 11:00 Uhr (MESZ)

in Wien stattfindenden

31. ordentlichen Hauptversammlung
 

ABHALTUNG ALS VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG OHNE PHYSISCHE PRÄSENZ DER AKTIONÄR:INNEN
Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG) und Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)
Aufgrund § 1 COVID-19-GesG (BGBl. I Nr. 16/2020) in der geltenden Fassung sowie § 2 Absatz 3 COVID-19-GesV (BGBl. II Nr. 140/2020) in der geltenden Fassung beschloss der Vorstand die gesetzliche Möglichkeit einer virtuellen Hauptversammlung in Anspruch zu nehmen.

Die Hauptversammlung der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe am 20. Mai 2022 wird auf Grundlage von § 1 Absatz 2 COVID-19-GesG (BGBl. I Nr. 16/2020) in der geltenden Fassung und der COVID-19-GesV (BGBl. II Nr. 140/2020) in der geltenden Fassung als "virtuelle Hauptversammlung" durchgeführt.

Dies bedeutet, dass bei der Hauptversammlung der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe am 20. Mai 2022 Aktionär:innen (mit Ausnahme der besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Absatz 4 COVID-19-GesV) nicht physisch anwesend sein können.

Die Hauptversammlung findet unter physischer Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats sowie dessen Stellvertreters, der Mitglieder des Vorstands, des beurkundenden Notars und der vier von der Gesellschaft bestimmten besonderen Stimmrechtsvertreter in Wien statt.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV verlangt bestimmte Vorkehrungen im Ablauf der Hauptversammlung sowie in der Ausübung der Rechte der Aktionär:innen.

Die Stimmrechtsausübung, das Recht Anträge zu stellen und das Recht Widerspruch zu erheben, erfolgen ausschließlich durch Vollmachtserteilung und Weisung an einen der von der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Absatz 4 COVID-19-GesV.

Das Auskunftsrecht kann während der virtuellen Hauptversammlung von den Aktionär:innen selbst im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden, und zwar ausschließlich in Textform per E-Mail direkt an die E-Mail-Adresse fragen.vig@hauptversammlung.at.

Übertragung der Hauptversammlung im Internet
Die Hauptversammlung wird gemäß § 3 Absatz 2 und 4 COVID-19-GesV iVm § 102 Absatz 4 Aktiengesetz vollständig in Bild und Ton in Echtzeit im Internet übertragen. Eine Anmeldung oder ein Login sind zur Verfolgung der Hauptversammlung nicht erforderlich.

Alle Aktionär:innen der Gesellschaft können die Hauptversammlung am 20. Mai 2022 ab 11:00 Uhr (MESZ) unter Verwendung entsprechender technischer Hilfsmittel im Internet unter www.vig.com/hauptversammlung virtuell verfolgen.

Durch die Übertragung der Hauptversammlung im Internet haben alle Aktionär:innen, die dies wünschen, die Möglichkeit durch diese akustische und optische Einweg-Verbindung in Echtzeit dem Verlauf der Hauptversammlung zu folgen und die Präsentation des Vorstands und die Beantwortung der Fragen der Aktionär:innen zu verfolgen.

Es wird darauf hingewiesen, dass diese Liveübertragung als virtuelle Hauptversammlung keine Fernteilnahme (§ 102 Absatz 3 Ziffer 2 Aktiengesetz) und keine Fernabstimmung (§ 102 Absatz 3 Ziffer 3 Aktiengesetz und § 126 Aktiengesetz) ermöglicht und damit die Übertragung im Internet keine Zweiweg-Verbindung ist.

Ebenso wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft für den Einsatz technischer Kommunikationsmittel nur insoweit verantwortlich ist, als diese ihrer Sphäre zuzurechnen sind (§ 2 Absatz 6 COVID-19-GesV).

Im Übrigen wird auf die Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Absatz 3 iVm § 2 Absatz 4 COVID-19-GesV ("Teilnahmeinformation") sowie auf die Informationen über die Rechte der Aktionär:innen hingewiesen, wie diese auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung veröffentlicht sind. Wir bitten die Aktionär:innen in diesem Jahr um besondere Beachtung dieser Teilnahmeinformation, in welcher auch der Ablauf der Hauptversammlung dargelegt wird.

T A G E S O R D N U N G

UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG
Die folgenden gemäß § 108 Aktiengesetz aufzulegenden Unterlagen liegen spätestens ab 29. April 2022 zu den üblichen Geschäftszeiten zur Einsicht der Aktionär:innen in den Geschäftsräumen am Sitz der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe (die "Gesellschaft"), Schottenring 30, 1010 Wien, auf:

- Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Absatz 3 iVm § 2 Absatz 4 COVID-19-GesV ("Teilnahmeinformation"),

- Jahresabschluss mit Lagebericht für das Geschäftsjahr 2021,

- Konzernabschluss mit Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2021,

- Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021,

- konsolidierter Corporate Governance-Bericht für das Geschäftsjahr 2021,

- Nachhaltigkeitsbericht für das Geschäftsjahr 2021 (konsolidierter nichtfinanzieller Bericht),

- Vorschlag für die Gewinnverwendung für das Geschäftsjahr 2021 zum Tagesordnungspunkt 2,

- Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2-7,

- Erläuterungen zu den Tagesordnungspunkten 1, 2, 3, 6 und 7 sowie

- Unterlagen für die Wahl in den Aufsichtsrat gemäß § 87 Absatz 2 Aktiengesetz zu Tagesordnungspunkt 7,

- Vergütungsbericht 2021.

Diese Unterlagen sowie der vollständige Text dieser Einberufung, das Vollmachtsformular für die vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Absatz 4 COVID-19-GesV, das Formular für den Widerruf einer Vollmacht gemäß § 114 Aktiengesetz, das Frageformular, sowie Informationen über die Rechte der Aktionär:innen nach den §§ 109, 110, 118 und 119 Aktiengesetz sind spätestens ab 29. April 2022 auch auf der Internetseite der Gesellschaft www.vig.com unter Investor Relations/Hauptversammlung via direktem Link www.vig.com/hauptversammlung zugänglich.

HINWEIS AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄR:INNEN GEMÄSS §§ 109, 110, 118 UND 119 Aktiengesetz
Aktionär:innen, deren Anteile zusammen 5% des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen spätestens am 29. April 2022 der Gesellschaft in Schriftform an VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe, Abteilung VD100, zu Handen Herrn Dr. Philipp Bardas, Schottenring 30, 1010 Wien, zugeht. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen.

Zum Nachweis der Aktionärseigenschaft genügt bei depotverwahrten Inhaberaktien die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a Aktiengesetz, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionär:innen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind, und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 5% vermitteln, müssen sich auf denselben Stichtag beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.

Aktionär:innen, deren Anteile zusammen 1% des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der Aktionär:innen, die das Verlangen stellen, samt Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 11. Mai 2022 der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 (0)1 89 00 500-60 oder per Post an VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe, Abteilung VD100, zu Handen Herrn Dr. Philipp Bardas, Schottenring 30, 1010 Wien, zugeht. Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Absatz 2 Aktiengesetz.

Für den Nachweis des Anteilsbesitzes zur Ausübung dieses Aktionärsrechtes genügt bei depotverwahrten Inhaberaktien die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a Aktiengesetz, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 1% vermitteln, müssen sich auf denselben Stichtag beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen (siehe unten).

Über einen Beschlussvorschlag, der gemäß § 110 Absatz 1 Aktiengesetz bekannt gemacht wurde, ist gemäß § 119 Absatz 2 Aktiengesetz nur dann abzustimmen, wenn er in der Hauptversammlung als Antrag wiederholt wurde. Es wird darauf hingewiesen, dass das Recht der Aktionär:innen in der Hauptversammlung Anträge zu stellen, wie unten näher ausgeführt, ausschließlich durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter ausgeübt werden kann.

Aktionär:innen sind auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungs-punktes erforderlich ist. Voraussetzung für die Ausübung des Auskunftsrechts ist der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an dieser Hauptversammlung und die Erteilung der Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen oder ihre Erteilung strafbar wäre.

Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht gemäß § 118 Aktiengesetz auch bei der virtuellen Hauptversammlung während der Hauptversammlung von den Aktionär:innen selbst ausschließlich durch Übermittlung von Fragen per E-Mail direkt an die Gesellschaft an die E-Mail-Adresse fragen.vig@hauptversammlung.at ausgeübt werden kann.

Bitte beachten Sie, dass dafür während der Hauptversammlung vom Vorsitzenden angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden.

Wir ersuchen unsere Aktionär:innen die Fragen vorab in Textform per E-Mail an die E-Mail-Adresse fragen.vig@hauptversammlung.at zu übermitteln. Wir würden uns sehr freuen, wenn diese bis zwei Werktage vor der Hauptversammlung, sohin bis 18. Mai 2022, bei der Gesellschaft eingehen, um eine optimale Vorbereitung sicherstellen zu können. Damit ermöglichen Sie der Gesellschaft eine möglichst genaue Vorbereitung und rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen in der Hauptversammlung.

Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung abrufbar ist.

Weitere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionär:innen gemäß § 118 Aktiengesetz werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.

Aktionär:innen sind berechtigt, in der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID- 19-GesG und der COVID-19-GesV durch ihre besonderen Stimmrechtsvertreter zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen, die keiner vorherigen Bekanntmachung bedürfen. Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter im Sinne der Einberufung.

Weitere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der Aktionär:innen gemäß § 119 Aktiengesetz werden in der Teilnahmeinformation, die auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung abrufbar ist, festgelegt.

Über einen Antrag zur Wahl einer Person in den Aufsichtsrat kann in der Hauptversammlung nur dann abgestimmt werden, wenn spätestens am 11. Mai 2022 ein entsprechender Beschlussvorschlag von Aktionär:innen, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, der Gesellschaft zugegangen ist. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen für das Einbringen von Vorschlägen zur Beschlussfassung wird auf die diesbezüglichen Ausführungen verwiesen.

§ 10 Ziffer 2 der Satzung der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe bestimmt, dass der Aufsichtsrat aus drei bis zwölf Mitgliedern besteht. Im Aufsichtsrat müssen mindestens vier Sitze von Frauen und mindestens vier Sitze von Männern besetzt sein. Der Aufsichtsrat der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe besteht derzeit aus zwölf Mitgliedern, davon fünf Frauen und sieben Männer, sodass der Mindestanteil nach § 86 Absatz 7 Aktiengesetz erfüllt ist.

Herr Dr. Georg RIEDL hat sein Aufsichtsratsmandat mit Wirkung zum Zeitpunkt der Beendigung der Hauptversammlung zurückgelegt. Der Aufsichtsrat soll weiterhin aus zwölf von der Hauptversammlung gewählten Mitgliedern bestehen. Daher ist ein Aufsichtsratsmitglied zu wählen, um die bisherige Anzahl von zwölf Aufsichtsratsmitgliedern wieder zu erreichen.

Weitergehende Informationen über diese Rechte der Aktionär:innen nach den §§ 109, 110, 118 und 119 Aktiengesetz sind spätestens ab 29. April 2022 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung zugänglich.

NACHWEISSTICHTAG UND BERECHTIGUNG ZUR TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG GEMÄSS § 111 Aktiengesetz

Depotverwahrte Inhaberaktien
Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am 10. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ) (Nachweisstichtag).

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV und zur Ausübung der Aktionärsrechte ist daher nur berechtigt, wer am Nachweisstichtag Aktionär:in ist und dies der Gesellschaft nachweist.

Bei depotverwahrten Inhaberaktien genügt für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag eine Depotbestätigung gemäß § 10a Aktiengesetz, die der Gesellschaft spätestens am 17. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), ausschließlich unter einer der folgenden Adressen zugehen muss:

- per Post oder per Boten:
VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe Abteilung VD100, zu Handen Herrn Dr. Philipp Bardas Schottenring 30, 1010 Wien
- per Telefax: +43 (0)1 89 00 500-60

- per E-Mail: anmeldung.vig@hauptversammlung.at (als eingescannter Anhang, - TIF, PDF, etc.)

- per SWIFT: GIBAATWGGMS
Message Type MT598 oder MT599; unbedingt ISIN AT0000908504 im Text angeben

Ohne rechtzeitig bei der Gesellschaft einlangende Depotbestätigung kann die Bevollmächtigung eines besonderen Stimmrechtsvertreters nicht wirksam erfolgen. Hinsichtlich der Bevollmächtigung eines besonderen Stimmrechtsvertreters und des dabei einzuhaltenden Verfahrens wird auf die nachstehenden Ausführungen in dieser Einberufung verwiesen.

Depotbestätigung gemäß § 10a Aktiengesetz
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten:

- Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-Code),

- Angaben über den Aktionär oder die Aktionärin: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen,

- Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien (ISIN AT0000908504) des Aktionärs oder der Aktionärin,

- Depotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,

- Zeitpunkt oder Zeitraum, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.

Die Depotbestätigung muss sich auf den Nachweisstichtag 10. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ) beziehen.

Soll durch die Depotbestätigung der Nachweis der gegenwärtigen Eigenschaft als Aktionär:in geführt werden, so darf sie zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein.

Im Sinne des § 10a Absatz 1 letzter Satz Aktiengesetz wird die Gesellschaft auch Bestätigungen zum Nachweis des Besitzes von Aktien (Depotbestätigungen) entgegennehmen, die von juristischen Personen ausgestellt wurden, welche gemäß tschechischem Recht zur Depotführung hinsichtlich dieser Aktien befugt sind.

Die Depotbestätigung muss in deutscher oder englischer Sprache übermittelt werden. Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung bzw. durch Übermittlung einer Depotbestätigung nicht gesperrt; Aktionär:innen können deshalb über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung bzw. Übermittlung einer Depotbestätigung weiterhin frei verfügen.

BEVOLLMÄCHTIGUNG EINES BESONDEREN STIMMRECHTSVERTRETERS UND DAS DABEI EINZUHALTENDE VERFAHREN

Aktionär:innen, die zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des Aktiengesetzes, des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV berechtigt sind und dies der Gesellschaft gemäß den Bestimmungen in dieser Einberufung nachgewiesen haben, haben das Recht, einen besonderen Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen.

Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in dieser virtuellen Hauptversammlung der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe am 20. Mai 2022 kann gemäß § 3 Absatz 4 COVID-19-GesV nur durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen.

Als besondere Stimmrechtsvertreter werden die folgenden Personen, die geeignet und von der Gesellschaft unabhängig sind, vorgeschlagen:

(i) Dr. Michael Knap
c/o Interessenverband für Anleger, IVA
Feldmühlgasse 22, 1130 Wien
E-Mail-Adresse knap.vig@hauptversammlung.at

(ii) Rechtsanwalt Mag. Christoph Moser
c/o Schönherr Rechtsanwälte GmbH
Schottenring 19, 1010 Wien
E-Mail-Adresse moser.vig@hauptversammlung.at

(iii) Rechtsanwalt Dr. Christoph Nauer, LL.M.
c/o bpv Hügel Rechtsanwälte GmbH
ARES-Tower, Donau-City-Straße 11, 1220 Wien
E-Mail-Adresse nauer.vig@hauptversammlung.at

(iv) Rechtsanwalt Dr. Richard Wolf
c/o Wolf Theiss Rechtsanwälte GmbH & Co KG
Schubertring 6, 1010 Wien
E-Mail-Adresse wolf.vig@hauptversammlung.at

Aktionär:innen können eine der vier oben genannten Personen als besonderen Stimmrechtsvertreter auswählen und dieser Vollmacht erteilen.

Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar, welches zwingend zu verwenden ist.

Für die Vollmachtserteilung, die dazu vorgesehenen Übermittlungsmöglichkeiten und Fristen sind die in der Teilnahmeinformation, die auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung abrufbar ist, enthaltenen Bestimmungen zu beachten.

Eine persönliche Übergabe der Vollmacht am Versammlungsort ist ausdrücklich ausgeschlossen.

GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE (Hinweis gemäß § 120 Absatz 2 Ziffer 1
Börsegesetz)
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft Nominale EUR 132.887.468,20 und ist eingeteilt in 128.000.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft und ihre Tochterunternehmen halten keine eigenen Aktien. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt zum vorgenannten Zeitpunkt 128.000.000.

KEINE PHYSISCHE ANWESENHEIT
Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der Durchführung der kommenden Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung gemäß der COVID-19-GesV weder Aktionär:innen noch Gäste persönlich zugelassen sind.

INFORMATION ZUR DATENVERARBEITUNG FÜR AKTIONÄR:INNEN

Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten

Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionär:innen (insbesondere jene gemäß § 10a Absatz 2 Aktiengesetz, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien der jeweiligen Aktionärin oder des jeweiligen Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Zeitpunkt oder Zeitraum auf den sich die Depotbestätigung bezieht, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), um den Aktionär:innen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionär:innen ist für die Teilnahme von Aktionär:innen und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz, insbesondere die §§ 111, 113, 114, 117 und 120 Aktiengesetz, zwingend erforderlich. Die personenbezogenen Daten von Aktionär:innen werden im Zuge der Hauptversammlung zu folgenden Zwecken verarbeitet: Organisation der Hauptversammlung, Teilnahme von Aktionär:innen und deren Vertretern an der Hauptversammlung, für die Ausübung von Aktionärsrechten im Rahmen der Hauptversammlung, Feststellung des Abstimmungsverhaltens, Anlegen eines Anmeldeverzeichnisses, Anlegen eines Teilnahmeverzeichnisses, Anlegen eines Vollmachtsverzeichnisses, Erstellen eines Hauptversammlungsprotokolls, Erfüllung von Compliance-Pflichten einschließlich Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 Absatz 1 lit c DSGVO und Artikel 6 Absatz 1 lit f DSGVO.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe, Schottenring 30, 1010 Wien. Die Gesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie insbesondere Zählservice, Notar, Rechtsberater, besonderer Stimmrechtsvertreter und IT- Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Soweit rechtlich notwendig, hat die Gesellschaft mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.

Die besonderen Stimmrechtsvertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht können in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 Aktiengesetz) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u.a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Die Gesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 Absatz 4 Aktiengesetz).

Aufbewahrungsdauer Ihrer Daten
Die Daten der Aktionär:innen werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionär:innen gegen die Gesellschaft oder umgekehrt von der Gesellschaft gegen Aktionär:innen erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen. Die Dauer der Verjährung richtet sich insbesondere nach den Bestimmungen des Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuches.

Ihre Rechte
Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Wenn dies der Fall ist, können Sie Auskunft über die Daten selbst, den Zweck der Datenverarbeitung, die Kategorien der Daten, die Empfänger, die Herkunft und die Speicherdauer der zu Ihrer Person von uns verarbeiteten Daten verlangen.

Falls wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, die unrichtig oder unvollständig sind, so können Sie Berichtigung oder Vervollständigung Ihrer Daten verlangen. Sie können auch die Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten verlangen. Bitte beachten Sie aber, dass dies nur auf unrichtige, unvollständige oder unrechtmäßig verarbeitete Daten zutrifft. Ist unklar, ob die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten unrichtig oder unvollständig sind oder unrechtmäßig verarbeitet werden, so können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten bis zur endgültigen Klärung dieser Frage verlangen. Auch können Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung jederzeit und ohne Grund widerrufen, um die Weiterverwendung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage einer Einwilligungserklärung erhoben und verwendet werden, zu verhindern. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor Ihrem Widerruf aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgt ist. Im Falle eines Widerrufs haben Sie auch das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen.

Auf Ihre Anfrage hin erhalten Sie eine Kopie der von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten in einem von uns bestimmten, maschinenlesbaren Format. Alternativ können Sie uns auch mit der direkten Übermittlung dieser Daten an einen von Ihnen gewählten Dritten beauftragen, sofern dieser Empfänger uns dies aus technischer Sicht ermöglicht und der Datenübertragung weder ein unvertretbarer Aufwand, noch gesetzliche oder sonstige Verschwiegenheitspflichten oder Vertraulichkeitserwägungen von unserer Seite oder von dritten Personen entgegenstehen.

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen der Verantwortlichen oder eines Dritten verarbeiten, steht Ihnen überdies ein Widerspruchsrecht zu.

Wir ersuchen Sie, all Ihre Ansuchen an die untenstehend ausgewiesenen Kontaktdaten zu übermitteln. Um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht in falsche Hände geraten, ersuchen wir Sie, bei Übermittlung Ihres Ansuchens einen Identitätsnachweis, z.B. eine Ausweiskopie, beizufügen.

Kontakt für datenschutzrechtliche Ansuchen
VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe

z. H. des Datenschutzbeauftragten Schottenring 30

1010 Wien Österreich
datenschutz@vig.com

Zudem steht Ihnen das Recht auf Beschwerdeerhebung bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, (dsb@dsb.gv.at) offen.

Wien, im April 2022                                                                           Der Vorstand