ISIN: DE0007760001
Einladung an die Aktionäre zur ordentlichen Hauptversammlung
am Mittwoch, 5. Juni 2019, 10:00 Uhr (Einlass ab 09:00 Uhr)
im Veranstaltungs- & Tagungszentrum Schacht Bismarck, Gelsenkirchen,
Uechtingstraße 79e, 45881 Gelsenkirchen
| 1. |
Vorlage Jahresabschluss, Konzernabschluss, zusammengefasster Lagebericht, Bericht des Aufsichtsrats sowie erläuternder Bericht
des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der GELSENWASSER AG für das Geschäftsjahr 2018, des gebilligten Konzernabschlusses
der GELSEN-WASSER AG für das Geschäftsjahr 2018, des zusammengefassten Lageberichts für die GELSENWASSER AG und den GELSENWASSER-Konzern
für das Geschäftsjahr 2018, des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018 sowie des erläuternden Berichts des
Vorstands zu den Angaben nach § 289a Abs. 1 und § 315a Abs. 1 HGB.
Vorgenannte Unterlagen liegen vom Tag der Einberufung der Hauptversammlung an zu den üblichen Geschäftszeiten in den Geschäftsräumen
der Gesellschaft (Willy-Brandt-Allee 26, 45891 Gelsenkirchen) zur Einsicht der Aktionäre aus und werden zusätzlich über die
Internetseite der Gesellschaft unter
| http://www.gelsenwasser.de/hauptversammlung.html |
zugänglich gemacht. Es ist keine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu Punkt 1 der Tagesordnung vorgesehen. Der Aufsichtsrat
hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss nach §§ 171, 172 AktG gebilligt. Der Jahresabschluss
ist damit nach § 172 AktG festgestellt. Die Voraussetzungen, unter denen nach § 173 Abs. 1 AktG die Hauptversammlung über
die Feststellung des Jahresabschlusses und die Billigung des Konzernabschlusses zu beschließen hat, liegen nicht vor.
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018
Vorstand und Aufsichtsrat der GELSENWASSER AG schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Den Mitgliedern des Vorstands im Geschäftsjahr 2018 wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018
Vorstand und Aufsichtsrat der GELSENWASSER AG schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Den Mitgliedern des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2018 wird für diesen Zeitraum Entlastung erteilt.
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| 4. |
Nachwahl eines Aufsichtsratsmitglieds
Gemäß § 95 Abs. 1 Satz 2 AktG in Verbindung mit § 10 Abs. 1 der Satzung besteht der Aufsichtsrat aus zwölf Mitgliedern und
setzt sich gemäß §§ 96 Abs. 1, 4. Fall, 101 Abs. 1 AktG und §§ 1 Abs. 1 Nr. 1, 4 Abs. 1 DrittelbG in Verbindung mit § 10 Abs.
2 der Satzung aus acht von der Hauptversammlung und aus vier von den Arbeitnehmern zu wählenden Mitgliedern zusammen.
Herr Michael Townsend, der in Nachfolge von Herrn Thomas Eiskirch gerichtlich zum Mitglied des Aufsichtsrats bestellt worden
war, hat sein Mandat als Mitglied des Aufsichtsrats mit Wirkung zum Ablauf des 13. Juni 2018 niedergelegt. Das Amtsgericht
Gelsenkirchen hat Herrn Sebastian Kopietz, wohnhaft in Bochum, in seiner Nachfolge mit Beschluss vom 11. Juni 2018 zum 14.
Juni 2018 als Anteilseignervertreter zum Mitglied des Aufsichtsrats bestellt. Herr Sebastian Kopietz soll nun durch Beschluss
der Hauptversammlung für die restliche reguläre Amtszeit des ursprünglich ausgeschiedenen Mitglieds, das heißt bis zur Beendigung
der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2020 beschließt, als Anteilseignervertreter in den Aufsichtsrat
gewählt werden.
Der Aufsichtsrat der GELSENWASSER AG schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Herr Sebastian Kopietz, Stadtdirektor und u. a. Dezernent für Personalmanagement, Recht und Ordnung sowie Feuerwehr der Stadt
Bochum, wohnhaft in Bochum, wird für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr
2020 beschließt, als Anteilseignervertreter in den Aufsichtsrat der GELSENWASSER AG gewählt.
Der Wahlvorschlag stützt sich auf die Empfehlung des Nominierungsausschusses. Der Wahlvorschlag berücksichtigt die vom Aufsichtsrat
für seine Zusammensetzung festgelegten Ziele und strebt die weitere Ausfüllung des Kompetenzprofils für das Gesamtgremium
an. Der Aufsichtsrat hat sich vergewissert, dass der vorgeschlagene Kandidat den zu erwartenden Zeitaufwand aufbringen kann.
Ergänzende Angaben zu Tagesordnungspunkt 4 finden sich nachfolgend unter II.
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| 5. |
Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2019
Der Aufsichtsrat der GELSENWASSER AG schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2019 wird die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Essen, gewählt.
Der Wahlvorschlag stützt sich auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses.
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| 6. |
Beschlussfassung über die Zustimmung zum Abschluss eines Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrags zwischen der GELSENWASSER
AG und der AWS GmbH
Die GELSENWASSER AG und die AWS GmbH, Gelsenkirchen, haben am 1. März 2019 einen Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag
abgeschlossen. Die AWS GmbH mit Sitz in Gelsenkirchen, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Gelsenkirchen unter
HRB 3057, ist eine direkte 100%ige Tochtergesellschaft der GELSENWASSER AG.
Der Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag enthält im Wesentlichen folgende Regelungen:
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Die AWS GmbH verpflichtet sich - vorbehaltlich einer Bildung oder Auflösung von Rücklagen -, ihren ganzen Gewinn an die GELSENWASSER
AG abzuführen.
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| - |
Die AWS GmbH kann mit Zustimmung der GELSENWASSER AG Beträge aus dem Jahresüberschuss in andere Gewinnrücklagen einstellen,
sofern dies handelsrechtlich zulässig und bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung wirtschaftlich begründet ist. Während
der Dauer des Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrags gebildete andere Gewinnrücklagen sind auf Verlangen der GELSENWASSER
AG aufzulösen und zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrages zu verwenden oder als Gewinn abzuführen. § 301 AktG findet Anwendung.
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| - |
Die AWS GmbH unterstellt die Leitung ihrer Gesellschaft der GELSENWASSER AG. Die GELSENWASSER AG ist berechtigt, der Geschäftsführung
der AWS GmbH Weisungen hinsichtlich der Leitung der Gesellschaft zu erteilen. Die AWS GmbH ist verpflichtet, die Weisungen
der GELSENWASSER AG zu befolgen.
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| - |
Die GELSENWASSER AG ist entsprechend § 302 AktG in der jeweils geltenden Fassung zur Verlustübernahme verpflichtet.
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| - |
Der Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag bedarf zu seiner Wirksamkeit der Zustimmung durch die Hauptversammlung der
GELSENWASSER AG und der Gesellschafterversammlung der AWS GmbH. Er gilt - mit Ausnahme der Unterstellung der Leitung und des
Weisungsrechts - rückwirkend für die Zeit ab dem 1. Januar 2019, wenn er bis zum 31. Dezember 2019 in das Handelsregister
der AWS GmbH eingetragen wird.
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| - |
Der Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag ist auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann mit einer Kündigungsfrist von
einem Monat erstmals zum Ende des Geschäftsjahres ordentlich gekündigt werden, das mindestens fünf Zeitjahre nach dem Beginn
des Geschäftsjahres endet, in dem dieser Vertrag wirksam wird. Wird der Vertrag nicht gekündigt, so verlängert er sich bei
gleicher Kündigungsfrist um jeweils ein Geschäftsjahr. Das Recht zur Kündigung des Vertrags aus wichtigem Grund ohne Einhaltung
einer Kündigungsfrist bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund zur Kündigung liegt insbesondere dann vor, wenn die GELSENWASSER
AG nicht mehr mit der Mehrheit der Stimmrechte an der AWS GmbH beteiligt ist. Als wichtiger Grund gelten auch die Veräußerung
oder Einbringung der Beteiligung oder von Teilen der Beteiligung an der AWS GmbH durch die GELSENWASSER AG, die Verschmelzung,
Spaltung oder Liquidation der GELSENWASSER AG oder der AWS GmbH sowie die erstmalige Beteiligung eines außenstehenden Gesellschafters
i.S.d. § 307 AktG an der AWS GmbH.
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Da die GELSENWASSER AG alleinige Gesellschafterin der AWS GmbH ist, sind von der GELSENWASSER AG für außenstehende Gesellschafter
weder Ausgleichszahlungen noch Abfindungen zu gewähren.
Die Gesellschafterversammlung der AWS GmbH hat dem Abschluss des Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrags zugestimmt.
Vorstand und Aufsichtsrat der GELSENWASSER AG schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
Dem Abschluss des Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrags zwischen der GELSENWASSER AG und der AWS GmbH vom 1. März
2019 wird zugestimmt.
AUSLAGE VON UNTERLAGEN
Die folgenden Unterlagen liegen vom Tag der Einberufung der Hauptversammlung an zu den üblichen Geschäftszeiten in den Geschäftsräumen
der GELSENWASSER AG (Willy-Brandt-Allee 26, 45891 Gelsenkirchen) zur Einsicht der Aktionäre aus und werden zusätzlich über
die Internetseite der Gesellschaft unter
| http://www.gelsenwasser.de/hauptversammlung.html |
zugänglich gemacht:
| * |
Beherrschungs- und Ergebnisabführungsvertrag zwischen der GELSENWASSER AG und der AWS GmbH vom 1. März 2019;
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| * |
Jahresabschlüsse der GELSENWASSER AG, Konzernabschlüsse der GELSENWASSER AG sowie zusammengefasste Lageberichte für die GELSENWASSER
AG und den GELSENWASSER-Konzern, jeweils für die Geschäftsjahre 2016, 2017, 2018;
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| * |
Jahresabschlüsse und Lageberichte der AWS GmbH jeweils für die Geschäftsjahre 2016, 2017 und 2018;
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| * |
Der nach § 293a AktG erstattete gemeinsame schriftliche Bericht des Vorstands der GELSENWASSER AG und der Geschäftsführung
der AWS GmbH.
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Die vorgenannten Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung der GELSENWASSER AG zugänglich sein.
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| II. |
Ergänzende Angaben zur Nachwahl eines Aufsichtsratsmitglieds (Tagesordnungspunkt 4)
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| 1. |
Lebenslauf einschließlich Angaben gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG
Der Lebenslauf von Herrn Kopietz und Angaben gemäß § 125 Abs. 1 AktG sind auf der Internetseite der GELSENWASSER AG unter
| https://www.gelsenwasser.de/fileadmin/gelsenwasser_de/content/unternehmen/aufsichtsrat/kopietz.pdf |
zu finden.
Angaben zu Mitgliedschaften des Herrn Sebastian Kopietz in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und Mitgliedschaften
in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen gemäß § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG:
| - |
Gesetzlich zu bildende Aufsichtsräte:
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| - |
Vergleichbare Kontrollgremien:
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| 2. |
Angaben gemäß Ziffer 5.4.1 Abs. 6 bis 8 Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK)
Der vorgeschlagene Kandidat ist bereits Mitglied des Aufsichtsrats der GELSENWASSER AG und er ist Stadtdirektor und u. a. Dezernent für Personalmanagement, Recht und Ordnung sowie Feuerwehr der Stadt Bochum, welche ein mittelbar
beteiligter, wesentlicher Aktionär der Gesellschaft ist. Nach Einschätzung des Aufsichtsrats bestehen zwischen dem zur Nachwahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Kandidaten und
dem Unternehmen, den Organen der GELSENWASSER AG und einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär darüber hinaus
keine persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen, deren Offenlegung Ziffer 5.4.1 Abs. 6 bis 8 DCGK empfiehlt.
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| III. |
Weitere Angaben zur Einberufung
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Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
Das Grundkapital der GELSENWASSER AG beträgt im Zeitpunkt der Einberufung EUR 103.125.000,00 und ist eingeteilt in 3.437.500
auf den Inhaber lautende Stückaktien ohne Nennbetrag. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt
der Einberufung keine eigenen Aktien. Daher sind im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung alle 3.437.500 Stückaktien
teilnahme- und stimmberechtigt und die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt zu diesem Zeitpunkt 3.437.500.
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur
Hauptversammlung angemeldet und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben. Der Nachweis des Anteilsbesitzes
muss durch eine von dem depotführenden Institut in Textform erstellte und in deutscher oder englischer Sprache abgefasste
Bescheinigung erfolgen und sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung, d. h.
Mittwoch, 15. Mai 2019, 00:00 Uhr,
(Nachweisstichtag)
beziehen. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft bis spätestens
Mittwoch, 29. Mai 2019, 24:00 Uhr,
unter der nachfolgend genannten Adresse zugehen:
GELSENWASSER AG
c/o Deutsche Bank AG
Securities Production
- General Meetings -
Postfach 20 01 07
60605 Frankfurt am Main
Telefax: +49 (0) 69 12012-86045
E-Mail: wp.hv@db-is.com
Die Aktionäre können für die Anmeldung die ihnen über ihr depotführendes Institut zugesandten Formulare zur Eintrittskartenbestellung
ausfüllen und an ihr depotführendes Institut zurücksenden. Das depotführende Institut wird daraufhin die Anmeldung unter gleichzeitiger
Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes an die oben aufgeführte Adresse vornehmen. Um den rechtzeitigen Erhalt der
Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir, diese möglichst frühzeitig anzufordern.
Bedeutung des Nachweisstichtags
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär
nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und der Umfang
des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag
geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung
des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz
des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich, d.h. Veräußerungen oder sonstige Übertragungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag
haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes
gilt für den Erwerb und Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien
besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich bevollmächtigen
oder zur Rechtsausübung ermächtigen.
Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen wollen, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch
durch einen Bevollmächtigten, z. B. ein Kreditinstitut, eine Vereinigung von Aktionären oder eine andere Person ihrer Wahl,
ausüben lassen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes
nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Soweit Vollmachten nicht an ein Kreditinstitut, an eine Vereinigung von Aktionären
oder an eine andere der in § 135 Abs. 8 und Abs. 10 AktG i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen
erteilt werden, bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft
der Textform.
Im Fall einer Vollmachtserteilung an ein Kreditinstitut, an eine Vereinigung von Aktionären oder an eine andere der in § 135
Abs. 8 und Abs. 10 AktG i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG gleichgestellten Institutionen oder Personen sind die Vollmachtserklärungen
von diesen nachprüfbar festzuhalten. Dabei muss die Vollmachtserteilung vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung
verbundene Erklärungen enthalten.
Wir weisen darauf hin, dass im Falle der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder sonstiger
von § 135 Abs. 8 und Abs. 10 i.V.m. § 125 Abs. 5 AktG erfasster Institutionen oder Personen diese möglicherweise eine besondere
Form der Vollmacht verlangen. Bitte stimmen Sie sich daher, wenn Sie eine dieser Institutionen oder Personen bevollmächtigen
wollen, mit diesen Institutionen oder Personen über eine mögliche Form der Vollmacht ab.
Die Erklärung der Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der
Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht kann gegenüber der Gesellschaft dadurch geführt werden,
dass dieser die Vollmacht am Tag der Hauptversammlung an der Einlasskontrolle vorweist. Für eine Übermittlung des Nachweises
der Bevollmächtigung per Post, per Telefax oder auf elektronischem Weg (per E-Mail) bietet die Gesellschaft folgende Adresse
an:
GELSENWASSER AG
Bereich Finanzen
Willy-Brandt-Allee 26
45891 Gelsenkirchen
Telefax: + 49 (0) 209 708-732
E-Mail: finanzen@gelsenwasser.de
Vorstehende Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft
erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Vollmacht erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer
bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.
Ein Formular, das für die Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte,
welche den Aktionären nach der oben beschriebenen fristgerechten Anmeldung zugesandt wird und steht im Internet unter
http://www.gelsenwasser.de/hauptversammlung.html
zum Download zur Verfügung. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte, weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter bereits
vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine
Vollmacht erteilen möchten, müssen sich fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden und den Nachweis des Anteilsbesitzes nach
den vorstehenden Bestimmungen führen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall
ihrer Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs sind sie nicht zur Stimmrechtsausübung befugt.
Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedürfen ebenfalls der Textform. Ein
Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter wird jeder Eintrittskarte
beigefügt. Dieses steht auch im Internet unter
http://www.gelsenwasser.de/hauptversammlung.html
zum Download zur Verfügung.
Wir bitten, im Fall der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, Vollmachten und Weisungen
bis Dienstag, 4. Juni 2019, 18:00 Uhr (eingehend), an die
GELSENWASSER AG
Bereich Finanzen
Willy-Brandt-Allee 26
45891 Gelsenkirchen
Telefax: + 49 (0) 209 708-732
E-Mail: finanzen@gelsenwasser.de
zurückzusenden.
Darüber hinaus bieten wir Aktionären, die sich fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet haben, den Nachweis des Anteilsbesitzes
nach den vorstehenden Bestimmungen geführt haben und zur Hauptversammlung erschienen sind, an, die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter auch in der Hauptversammlung mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.
Bitte beachten Sie, dass die Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse
oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennehmen und dass sie auch nicht über Verfahrensanträge und unangekündigte
Anträge von Aktionären abstimmen.
Nähere Einzelheiten zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Stimmrechtsvertretung erhalten die Aktionäre zusammen mit
der Eintrittskarte zugesandt. Entsprechende Informationen sind auch im Internet unter
http://www.gelsenwasser.de/hauptversammlung.html
einsehbar.
Rechte der Aktionäre
Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 des
Grundkapitals erreichen, können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht
werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an
den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung
und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also spätestens am
Sonntag, 5. Mai 2019, 24:00 Uhr,
zugehen. Wir bitten, solche Verlangen an folgende Adresse zu richten:
GELSENWASSER AG
Vorstand
Willy-Brandt-Allee 26
45891 Gelsenkirchen
Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt
gemacht und gemäß § 121 Abs. 4a AktG solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann,
dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem über die Internetseite der Gesellschaft
unter
http://www.gelsenwasser.de/hauptversammlung.html
zugänglich gemacht.
Auskunftsrecht des Aktionärs nach § 131 Abs. 1 AktG
Jedem Aktionär der GELSENWASSER AG ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf ein in der Hauptversammlung mündlich gestelltes Verlangen
vom Vorstand Auskunft in der Hauptversammlung über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen
Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen
und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den
Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen, da der Hauptversammlung zu Punkt 1 der Tagesordnung auch der Konzernabschluss und
der Konzernlagebericht vorgelegt werden. Von der Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG
genannten Gründen absehen, etwa weil die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist,
der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen. Nach § 21 der Satzung kann
der Versammlungsleiter das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken. Er kann insbesondere zu Beginn
der Hauptversammlung oder während ihres Verlaufs einen zeitlichen Rahmen für den ganzen Hauptversammlungsverlauf, für einzelne
Tagesordnungspunkte oder für den einzelnen Redner oder Fragesteller festsetzen.
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten
Punkt der Tagesordnung sowie Vorschläge zur Wahl von Abschlussprüfern und/oder Aufsichtsratsmitgliedern übersenden. Gegenanträge
gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 AktG oder Vorschläge
von Aktionären zur Wahl von Abschlussprüfern und/oder Aufsichtsratsmitgliedern gemäß § 127 AktG sind ausschließlich zu richten
an:
GELSENWASSER AG
Bereich Finanzen
Willy-Brandt-Allee 26
45891 Gelsenkirchen
Telefax: + 49 (0) 209 708-732
E-Mail: finanzen@gelsenwasser.de
Die Gesellschaft macht gemäß § 126 Abs. 1 AktG Gegenanträge einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung
und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://www.gelsenwasser.de/hauptversammlung.html
zugänglich, wenn ihr die Gegenanträge mit einer etwaigen Begründung mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der
Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also spätestens bis
Dienstag, 21. Mai 2019, 24:00 Uhr,
unter der vorstehend angegebenen Adresse zugegangen sind. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt. Dies
gilt gemäß § 127 Satz 1 AktG für Vorschläge von Aktionären zur Wahl von Abschlussprüfern und/oder Aufsichtsratsmitgliedern
sinngemäß.
Von einer Veröffentlichung eines Gegenantrags kann die Gesellschaft unter den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Voraussetzungen
absehen, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine
etwaige Begründung eines Gegenantrags oder eines Wahlvorschlags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt
mehr als 5.000 Zeichen umfasst. Eine Veröffentlichung von Wahlvorschlägen von Aktionären kann außer in den in § 126 Abs. 2
AktG genannten Fällen auch dann unterbleiben, wenn der Vorschlag nicht den Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des vorgeschlagenen
Kandidaten enthält. Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern müssen auch dann nicht veröffentlicht werden, wenn der
Vorschlag keine Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält.
Es wird darauf hingewiesen, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge, auch wenn sie der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt
worden sind, in der Hauptversammlung nur dann Beachtung finden, wenn sie dort mündlich gestellt bzw. unterbreitet werden.
Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Punkten der Tagesordnung oder
Wahlvorschläge auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.
Weitergehende Erläuterungen und Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft
Den Aktionären sind die Informationen nach § 124a AktG zur Hauptversammlung im Internet unter
http://www.gelsenwasser.de/hauptversammlung.html
zugänglich. Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1
AktG finden sich ebenfalls im Internet unter
http://www.gelsenwasser.de/hauptversammlung.html
Gelsenkirchen, im April 2019
GELSENWASSER AG
Der Vorstand
Informationen für Aktionäre der GELSENWASSER AG und deren Vertreter zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO im Hinblick auf
die Datenerhebung für Zwecke der Hauptversammlung
Mit diesem Datenschutzhinweis informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die GELSENWASSER
AG ('GELSENWASSER") im Zusammenhang mit Hauptversammlungen und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
GELSENWASSER AG, Willy-Brandt-Allee 26, 45891 Gelsenkirchen, Telefon: 0209 708-0,
E-Mail: info@gelsenwasser.de
Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten
Sabine Bohlenz, GELSENWASSER AG, Willy-Brandt-Allee 26, 45891 Gelsenkirchen,
Telefon: 0209 708-788, E-Mail: datenschutz@gelsenwasser.de
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
GELSENWASSER verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Name, Adresse
und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie, Eintrittskartennummer; gegebenenfalls Name und
Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes
('BDSG") sowie der Datenschutzgrundverordnung ('DSGVO"), des Aktiengesetzes ('AktG') sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.
Die Gesellschaft verarbeitet hierbei Daten, die von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben
bzw. aus diesem Anlass von ihren depotführenden Banken an die Gesellschaft übermittelt werden. Gemäß § 135 Abs. 5 Satz 2 AktG
kann ein Aktionär ein Kreditinstitut oder diesem gemäß § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellte Aktionärsvereinigungen oder Personen,
die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, bevollmächtigen,
ihn in der Hauptversammlung zu vertreten und sein Stimmrecht im Namen dessen, den es angeht, ausüben lassen. In diesem Fall
werden nur die personenbezogenen Daten des Vertreters verarbeitet.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung
(z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung
(einschließlich der Erteilung, dem Widerruf und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen.
Dies umfasst die folgenden Verarbeitungsvorgänge:
GELSENWASSER verarbeitet die im Rahmen der Anmeldung eines Aktionärs für die Hauptversammlung erforderlichen vom Aktionär
angegebenen bzw. aus diesem Anlass von seiner Depotbank übermittelten Daten (insbesondere Vor- und Nachnamen, Wohnort oder
Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Eintrittskartennummer sowie Besitzart).
Soweit die Teilnahme an der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten erfolgt, verarbeitet GELSENWASSER die in der Vollmachtserteilung
angegebenen personenbezogenen Daten des Aktionärs sowie Vor- und Nachname und Wohnort oder Adresse des Bevollmächtigten. Im
Falle der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen von GELSENWASSER benannten Stimmrechtsvertreter werden zudem die
erteilten Weisungen verarbeitet und die Vollmachtserklärung von der Gesellschaft drei Jahre nachprüfbar festgehalten.
In der Hauptversammlung wird gem. § 129 AktG ein Teilnehmerverzeichnis mit den folgenden personenbezogenen Daten geführt:
Nummer der Eintrittskarte, Vor- und Nachname sowie Wohnort des erschienenen oder vertretenen Aktionärs und ggf. seines Vertreters,
Aktienanzahl, Aktiengattung, Anzahl der Stimmrechte und Besitzart.
Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird GELSENWASSER diese Gegenstände unter
Angabe des Namens des Aktionärs bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt machen.
Ebenso wird GELSENWASSER Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den aktienrechtlichen
Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf der Internetseite der GELSENWASSER zugänglich machen (§§ 122 Abs. 2,
126 Abs. 1, 127 AktG).
Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebenen Datenverarbeitungsvorgänge zum Zwecke der Anmeldung und Durchführung der
Hauptversammlung ist jeweils Art. 6 (1) c) DSGVO. Danach ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn diese zur Erfüllung einer
rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt. Die Verpflichtung zur Vornahme der vorstehend
beschriebenen Verarbeitungsvorgänge ergibt sich jeweils aus dem Aktiengesetz.
Die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist jeweils erforderlich, um die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten
der GELSENWASSER zu erfüllen. Ohne die Bereitstellung der betreffenden Daten ist Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung und
die Ausübung von Stimmrechten und anderer versammlungsbezogener Rechte nicht möglich.
Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie beispielsweise
aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Rechtsgrundlage
für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
Wir setzen keine rein automatisierten Entscheidungsverfahren gemäß Artikel 22 DSGVO oder ein Profiling ein.
Kategorien von Empfängern
Nachfolgend informieren wir Sie darüber, an welche Kategorien von Empfängern wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben:
Externe Dienstleister: Für die Ausrichtung der Hauptversammlung bedienen wir uns externer Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten nach
unseren Weisungen im Einklang mit Art. 28 DSGVO verarbeiten.
Aktionäre/Dritte: Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können Aktionäre
bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung auf Antrag Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis erfassten Daten erlangen.
Das Teilnehmerverzeichnis wird zudem im Rahmen der Hauptversammlung allen Teilnehmern zugänglich gemacht. Auch im Rahmen von
bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden Ihre personenbezogenen
Daten veröffentlicht.
Weitere Empfänger: Im Rahmen von gesetzlich vorgeschriebenen Mitteilungspflichten können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten
weiteren Empfängern, wie etwa Behörden und Gerichten, zu übermitteln.
Die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland ist nicht beabsichtigt.
Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten
Grundsätzlich löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die hierin genannten
Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz,
dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung.
Die oben genannten Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen werden regelmäßig nach drei Jahren gelöscht, es sei denn,
die weitere Verarbeitung ist im Einzelfall im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen GELSENWASSER oder seitens GELSENWASSER
geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren), erforderlich.
Ihre Rechte nach dem Datenschutzrecht
Soweit wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten, stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:
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Recht auf Auskunft über die seitens GELSENWASSER über Sie gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
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| * |
Recht auf Berichtigung unrichtiger über Sie gespeicherter Daten (Art. 16 DSGVO);
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| * |
Recht auf Löschung Ihrer Daten, insbesondere, sofern diese für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht
mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO);
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Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere, sofern die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist oder
die Richtigkeit Ihrer Daten durch Sie bestritten wird (Art. 18 DSGVO);
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Beschwerderecht: Für Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten steht Ihnen unsere Datenschutzbeauftragte
unter den angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen
Datenschutzbehörde einzulegen.
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